Kaşe Kullanımının Önemi

Kaşe, şahıs veya firmaların herhangi bir belgeyi onayladığını gösteren ve aynı zamanda o belgenin resmi bir evrak olduğunu ortaya koyan bir araçtır. Kaşe, aynı zamanda resmi veya özel amaçlı işlerde kullanılabilen, kauçuk ya da lastik üzerinde bulunan şirket veya şahsa ait bilgilerin kağıt üzerine baskı yoluyla yazılmasını kolaylaştıran bir çeşit mühür veya damgadır. Tüm firmalar tarafından yaptırılması ve kullanılması zorunlu olan kaşe, ait olduğu firma ya da sahibinin bilgilerini taşır. Pratik olduğu için iş hayatında çoğunlukla kaşe tercih edilir.

Özellikle muhasebe kayıtları ve diğer resmi evraklarda kaşe kullanımı okudukça yaygındır. Kaşenin dayanıklı bir malzemeden yapılması ve içerisinde kaliteli mürekkep kullanılması, onaylanan belgelerde yer alan kaşe bilgilerinin silik çıkmasını engeller. Bu yüzden uzun ömürlü bir kullanım için kaliteli kaşe tercih edilmesi çok önemlidir.

Kaşe Kullanmanın Faydaları

Kaşeyi resmi amaçları dışında özel amaçlarla da kullanmayı tercih edebilirsin. Hatta, istersen belli bir kurum ya da ofis içerisinde kendine ait bir kaşe de kullanabilirsin. Böylece birçok işi daha pratik halledebilir ve saygınlığını daha da artırabilirsin. Kaşe kullanmanın daha pek çok faydasını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Evrakları Düzenlemeye Yardımcı Olur

Kaşe, evrakları düzenlemeye yardımcı olan pratik bir araçtır. Örneğin, belgeleri onaylaman veya reddetmen gerekiyorsa "onaylandı” ve "reddedildi” şeklinde iki çeşit kaşe bastırmak işini oldukça kolaylaştırır. Böylece uzun uzun yazı yazmak ve imzalamak yerine evraklar ile ilgili işlerini hızlı bir şekilde yerine getirebilirsin.

• Zamandan Tasarruf Sağlar

Birçok işi yaparken evrak işleriyle de uğraşmak yorucu olabilir. Ancak kullanışlı bir kaşe bastırmak, bu sorunu aşmana ve zamandan tasarruf sağlamana yardımcı olur. Böylece, gün içerisinde başka faaliyetler için de vakit bulabilirsin. Örneğin, otomatik bir kaşe kullanmak iş yerindeki günlük performansını önemli ölçüde artırır.

• Markanın Tanınmasını Sağlar

Marka veya şirketinin logosunu taşıyan bir kaşe, diğer insanlar tarafından daha çok tanınmaya yardımcı olur. Şirketin güvenilirliğinin önemli bir sembolü olan kaşe üzerinde bulunan akılda kalıcı bir logo, aynı zamanda ucuz ve etkili bir reklam yoludur. Dikkat çekici bir logo tasarımıyla kaşe bastırabilir ve bu kaşe aracılığıyla müşteri potansiyelini artırabilirsin. Müşterilerin sayısını artırmak için kaşenin basılı olduğu evrakları çeşitli yollarla göz önünde bulundurmak da etkili bir yöntem olabilir.

• İşletmenin Güvenilir Olduğunu Gösterir

Çoğu müşteri, genellikle en sevdikleri ürünleri veya hizmetleri saygın ve güvenilir şirketlerden satın almak ister. Kaşe, ticari itibar elde etmek amacıyla kullanılabilen etkili bir araçtır. Aynı zamanda kaşe, firma satışlarının artırılmasına da yardımcı olur.

• Yetki Devri Konusunda Yardımcı Olur

Şirket içerisindeki finans, satın alma ve diğer bazı departmanlardaki görevleri başkalarına devretmek isteyebilirsin. Bu işlemleri yasal olarak gerçekleştirmene yardımcı olabilecek araçlardan biri de kaşedir. Küçük bir kaşe yardımıyla şirket içerisinde yetki ve görev paylaşımları yapabilirsin. Herkesin görevine ve unvanına uygun kaşe bastırmak işlerin paylaşılması ve şirketin organize olması adına oldukça yararlıdır.

• Hataları Azaltır

Tekrarlayan görevler bazen sıkıcı olabilir. İşi yaparken odak noktanı kaybedebilir ve sürekli hata yapabilirsin. Ayrıca bu durum diğer çalışanlar için de geçerli olabilir. Çoğu önemsiz olsa da bazı hataların telafisi oldukça zor ve maliyetli hale gelebilir. Kaşe kullanarak olası hataların rahatlıkla önüne geçebilirsin. Burada dikkat etmen gereken, kaşede yer alan bilgilerin doğru ve yaptığın işe uygun olmasıdır.

Kaşe Çeşitleri

Şahıs veya şirketler için uygun kaşe kullanımı çok önemlidir. Günümüzde genel olarak manuel ve otomatik kaşe çeşitleri kullanılır. Farklı fonksiyonlarına göre kaşe çeşitlerini ise aşağıdaki gibi listeleyebiliriz:

• Otomatik Kaşe: Otomatik kaşe günümüzde en çok kullanılan kaşe çeşididir. Farklı boyutlarda üretilen bu kaşe, kendinden mürekkepli olarak tasarlanır. Bu kaşe çeşidinin içerisinde mürekkep pedi yer aldığı için kullanımı çok basittir. Her kullanımıyla kaliteli bir izlenim sunan bu kaşe, zaman tasarrufu açısından da çok iyi bir seçenektir.
• Cep Kaşesi: Cep kaşesi isminden de anlaşılacağı gibi, cebe sığacak boyutlarda tasarlanan şık bir kaşe çeşididir. Gerektiğinde bu kaşeyi cebinde taşıyarak hemen her yerde evrak imzalama ve kaşe işlemlerini kolayca halledebilirsin.
• Yuvarlak Kaşe: Yuvarlak kaşe, yazıların yuvarlak bir şekil içerisinde göründüğü kaşe türüdür. Bu kaşe, genellikle belli bir işin ilk harfi ya da kısaltmasını içeren logoların evraklara basılması için kullanılır.
• Tarih Kaşesi: Tarih kaşesi, üzerindeki mekanizma sayesinde tarihi ayarlamaya ve evraklar üzerine basılmasına yardımcı olur. Bu tür kaşeler, belgelerin tarih bilgisini takip etme açısından oldukça yararlıdır. İşletme ister yeni ister eski olsun, belgeler uygun şekilde tarihlendirilmişse bu kaşe yardımıyla belgeleri yönetmek çok kolay olabilir. Böylece herhangi bir tarihe ait belirli bir belgeyi bulmak istediğinde bile, güçlük çekmeden bu kaşe sayesinde kolayca arama yapabilirsin. Tarih kaşesi, aynı zamanda önemli belgeleri düzenlemenin en profesyonel yoludur. Bu kaşeleri isteğine göre özelleştirebilirsin. Kaşe içerisinde logo, imza ve şirket bilgileri gibi pek çok detay yer alabilir.
• Kauçuk Kaşe: Bu tip kaşeler, şirket kaşesi olarak kullanmak üzere ideal bir seçenektir. Ahşap tabanlı veya plastik tabanlı olabileceği gibi, farklı stillerde de tasarlanabilir.

Kaşede Bulunması Gereken Özellikler

Kaşe kullanmak genel olarak yasal sorumluluk gerektirir. Çünkü çoğu zaman resmi belgeler ibraz edilerek bastırılabilen bu kaşeler, firmaları temsil eden araçlardan biri olarak kabul edilir. Ayrıca doğru bir şekilde bastırılan kaşe, firma için hem itibar sağlar hem de ücretsiz reklam yapma fırsatı sunar. Kaşede bulunması gereken özellikler şunlardır:

• İsim ve Unvan

Kaşe bastıran kişinin ya da firmanın kim olduğunun bilinmesi için isim ve unvan kısmı kontrol edilir. Bu yüzden, bu bilgilerin doğru olması ve olabildiğince detaylı bilgilere yer verilmesi gerekir.

• Vergi Dairesi ve Numarası

Kaşe üzerinde bulunması gereken bilgiler arasında, firmanın bağlı bulunduğu vergi dairesinin unvanı ile firmaya ait vergi numarası vardır.

• Şirketin Sicil Numarası

Herhangi bir durumda şirket kimliği tespiti için sicil numarasından yararlanılır. Bu nedenle firmaya ait kaşelerde, mutlaka şirket sicil numarası bulunmalıdır.

• Şirket Bilgileri

Kaşe yaptırırken üzerinde işletme bilgilerinin de yer alması gerekir. Bu bilgiler arasında adres ve telefon numarası gibi belli başlı önemli bilgilere yer verilir.

• İnternet Sitesi ve E-Mail Adresi

Zorunlu olmasa da şirkete ait web sitesi ile irtibat amaçlı kullanılabilecek e-mail adresinin kaşe üzerinde bulunması oldukça faydalıdır.

Kaşe Hakkında Merak Edilen Sorular ve Cevapları

1. Kaşe hangi renklerde basılabilir?

Standart kaşeler çoğunlukla siyah renkte tasarlanır. Fakat siyah, mavi, yeşil ve kırmızı renkli kaşe bastırmak da mümkündür.

2. İmzasız kaşe geçerli midir?

Bazı durumlarda geçerli olsa da çoğu durumda kaşe ile birlikte imza da aranır.

3. Kaşelerde e-mail adresi bulunması zorunlu mudur?

Hayır, kaşelerde e-mail adresi isteğe bağlı olarak eklenen bir özelliktir.

4. Kaşe imza yerine geçer mi?

Kanunen, okuma yazma bilmeyenler için kaşe imza yerine kullanılabilir.

Bir kaşe yardımıyla daha pek çok fayda elde edebilirsin. Ancak kaşedeki bilgilerin mutlaka doğru olmasına özen göstermelisin.