Dosyalama ve Organizasyonun Gereklilikleri
Teknoloji artık hayatımızın bir bütünü olsa da dosyalama işlemi hala birçok alanda önemli belgeleri muhafaza etmek amacıyla ilk tercihler arasında. Çoğu iş yeri ve ofis için de oldukça önemli olan dosyalama ve organizasyon, doğru bir sistemle uygulandığında hayatı kolay bir hale getirir. Dosya ve belgelerin muhafaza edilmesi yapılan iç ve dış denetimler için oldukça önemlidir. İşini yürütmek ve belgelerini düzenlemek adına kullanabileceğin dosyalama araçları, düzeni sağlamana yardımcı olur.
Dosyalama ve klasörleme araçları; insan kaynakları dosyaları, muhasebe kayıtları, banka bilgileri gibi önemli belgeleri güvenle muhafaza etmene olanak tanır. Peki, dosyalama nedir? Dosyalama işlemi, kurumların ya da bireylerin işlemleri sırasında elde ettikleri belgeleri belirli bir düzen dahilinde muhafaza etmesidir. Dosyalama işlemi, işlerin yürütülmesi için önemli olan evrakların ve belgelerin planlı bir şekilde saklanmasını mümkün kılar.
Bu sistem finans ve muhasebe departmanları, kamu kurumları, hukuk büroları ve insan kaynakları gibi iş alanlarında kullanılır. Dosyalama işlemi ile ihtiyaç duyulan belgeye kolaylıkla erişim sağlanır. Bu işlem ile önemli dosyalar belli bir sıralama sistemi ile arşivlendiği için ihtiyaç olan belge kısa sürede bulunabilir. Şirketler ve işletmelerin yanında home office çalışan kişilerin da belgelerini düzenli bir şekilde muhafaza etmesini sağlayan dosyalama, çalışmayı kolay hale getiren bir düzenlemedir.
Teknolojik gelişmeler doğrultusunda dijital dosyalama yöntemleri artış gösterse de fiziksel dosyalama da hala sıklıkla kullanılır. Bu düzenin sağlanabilmesi için en etkili yöntem, dosya çeşitlerini kullanmaktır. Sen de raf sistemi kurarak çeşitli dosyaları efektif şekilde kullanabilir, evinde ya da ofisinde dosyalarını düzene koyabilirsin.
Düzen Sağlayan Dosya Çeşitleri
Önemli bilgilerin bulunduğu belgeleri sınıflandırarak düzenlemeni mümkün kılan araçlar olan dosyalar, çok sayıda seçeneğe sahiptir. Bu nedenle, arşiv yapmayı düşündüğün alanın koşullarına fiziki uygunluk gösteren araçlar seçmelisin. Bu araçlar dolap ve raf sistemleri, klasör dosya çeşitleridir. Dosyalama için ilk adım olan raf ve dolap sistemi için seçim yaparken dosyalamak istediğin belgelerin özelliğini ve ortamın fiziki koşullarını dikkate alman önemlidir. Ardından en önemli aşama olan dosya çeşitlerini belirleyebilirsin.
Her amaca uygun dosya çeşidini bulabileceğin seçeneklerle her türden belgeyi kolaylıkla düzenleyebilirsin. Belgeleri dosyalamayı mümkün kılan seçenekler genel olarak telli dosya, karton dosya, poşet dosya, askılı dosya, çıtçıtlı dosya, sıkıştırılmış dosya ve lastikli dosya olarak gruplandırılır. Poşet dosyalar bu seçenekler arasında en çok tercih edilen arşivleme alternatifidir. Şeffaf bir özelliğe sahip olan poşet dosyalar, önemli belgeleri delmene gerek kalmadan saklamanı mümkün kılar.
Dosya çeşitleri arasından seçim yaparken bazı noktalara dikkat etmelisin. Belirlemen gereken en önemli konu, dosyayı hangi tür evrak için kullanmak istediğine karar vermek olmalı. Bunun yanında dosyaların sırt kısımlarındaki delikler farklı mesafe seçenekleri sunar. Bu bakımdan dosya alımını toplu olarak yapmaya özen göster. Seçim aşamasında ihtiyacına uygun dosyanın estetik özelliğine, fiyatına, materyal kalitesine ve boyutlarına da dikkat etmelisin. Bu bakımdan çıtçıtlı dosyalar, farklı boyutlardaki belgeleri saklamak için en doğru seçenek. Kapaklı dosyalar da en klasik seçenekler arasında. Tüm dosyalama ve organizasyon işlemlerin için plastik klasör, fonksiyonel klasör, telli dosya, sekreterlikler, poşet dosyalar, magazinlikler, seperatör ve ara kartonlar, fonksiyonel dosyalar, sunum dosyaları, çıtçıt dosyalar, askılı dosyalar, mahkeme dosyası gibi seçenekleri değerlendirebilirsin.
Dosyalama Nasıl Yapılır?
Dosyalama yapılırken öncelikle dosyaları dizine almalısınız, bu sayede aradığını kolaylıkla bulabileceğin bir sınıflandırma yaratabilirsin. Yaratmak istediğin arşiv büyüklüğüne göre numaralı dosyalama, alfabetik dosyalama ya da konuya göre dosyalama yapabilirsin. Alfabetik dosyalama sistemi için dosyaların sayısına göre A, Aa, AAa, AAAa gibi bir düzen oluşturabilirsin. A’dan Z’ye doğru yapacağın alfabetik düzenleme, dosyalara harfleri ve harf dizini değerlerini atamanı sağlar.
Numaralı dosyalama sistemi için alfabetik sistemle benzer şekilde 0’dan itibaren numara ataması yapabilirsin. Kolay bir sistem olması nedeniyle sıklıkla tercih edilir ve oldukça verimli bir sistemdir. Ancak bu sistem çok sayıda dizinden oluşan büyük arşivler için yeterli değildir. Böyle bir arşiv sistemi için çok katmanlı dosyalar ya da harf ve numara dizininin birlikte kullanıldığı alfa numerik arşivleme sistemi tercih edilir. Arşivlemede sıklıkla kullanılan alfa numerik arşivleme sistemi, harf ve rakamları birlikte kullanır. Bu nedenle birbirinden farklı gruplara ayrılan dosyaların tek bir raf düzeninde dosyalanması için idealdir.
Alfa numerik arşivleme sistemini kullanarak AA-00 ve AA-aa-00 gibi sistemler oluşturabilirsin. Dosyalama sisteminden sonra arşiv düzenini kurmalısın. Arşiv düzenini dolap ve raf sistemleriyle kurabilirsin. Bu nedenle dosyalarını bu raf sistemine göre seçmiş olman gerekir. Ayrıca önemli olmayan belgeleri saklamamaya özen göstermelisin. Aksi halde dosyalama işlemi içinden çıkılmaz bir hal alabilir. Bu nedenle dosyalamaya başlamadan önce konuları belirlemeli ve süresi dolmuş belgeleri yok etmelisin. Böylelikle dosyalama sistemini kolaylıkla kurabilir ve raflarda düzenli bir görünüm yaratabilirsin.
Dosyalama sisteminde kullanılan ofis/kırtasiye malzemeleri de oldukça önemli. Dosyalamanın düzgün ve hatasız yapılmasını sağlayan pek çok araç mevcut. Bu araçlardan destek alarak evinde ya da ofisinde arzuladığın dosya düzenini sağlayabilir ve ihtiyaç halinde belgeleri kolaylıkla bulabilirsin.
Dosya Arşivlemenin İncelikleri
Dosyaları arşivlemeden önce raf ve ünite sisteminin yerinin belirlenmesi gerekir. Bu yer, yangın ve su baskınlarından en az etkilenen güvenilir bir alan olmalıdır. Bunun yanında, dosyaların tümünü içine alabilecek boyutlarda olmalıdır. Ardından alana uygun raf ve ünite sistemi kurulabilir. Dosya arşivlemenin bir diğer aşaması olan dosya seçimi de belgelere ve fiziki koşullara göre yapılmalıdır. Ardından arşivleme sistemlerinden dosyalarına uygun olanı seçebilir ve dosyalarını bu düzene göre sıralayabilirsin. Ayrıca dolap ve raf sistemini, zamanla artan dosya sayısını hesap ederek tercih etmelisin. Bunun yanında çok önemli olmayan belgeleri ve dosyaları raflarda yer kaplamaması adına, özel bir arşiv kutusunda da muhafaza edebilirsin.
Zaman aşımına uğramış belgeleri, ihtiyaç duyulmayan evrakları da imha makinelerini kullanarak yok edebilirsin. Tüm bu işlemler sayesinde raflarda yeni dosyalara yer açabilir ve düzen sağlayabilirsin. Ergonomik kullanım senin için önemliyse çekmeceli, dikey, yatay, açık ya da kapalı raf sistemlerini değerlendirebilirsin. Bunların yanı sıra dosya arşivleme fiziki ortamla uygun renklere ve detaylara da sahip olmalıdır. Bu bakımdan dosya renklerinde bir bütünlük sağlanabilir. Bunun yanında raf sistemi ile dosya renkleri uyumlu tercih edilebilir.
- Dosya çeşitleri nelerdir?
Dosya çeşitleri plastik klasör, fonksiyonel klasör, telli dosya, sekreterlikler, poşet dosyalar, magazinlikler, seperatör ve ara kartonlar, fonksiyonel dosyalar, sunum dosyaları, çıtçıt dosyalar, askılı dosya ve havuzlar, mahkeme dosyası olarak sınıflandırılır.
- Dosyalamanın önemi nedir?
Dosyalama ile dosyanın ismi, dosya numarası, tarih, türü gibi detaylara göre arşivleme sistemi ile aranan bilgilere ve belgelere saniyeler içinde erişilebilir.
- Neleri dosyalamak gerekir?
Banka hesap özetleri, faturalar, vergi beyannameleri, muhasebe kayıtları, çekler, önemli yazışmalar gibi her türlü belge dosyalanmalıdır.
- Dosyalama sistemi evlerde de kullanılabilir mi?
Önemli alışveriş faturaları, beyaz eşyaların garanti belgeleri, diplomalar, hastane belgeleri gibi kayıtların tümü, kolay bulunması adına evlerde de mutlaka dosyalanmalıdır.